O erro de contratar por seguidor
A conversa quase sempre começa errado. Alguém manda um nome no grupo, outro responde "esse aí tem muito seguidor", e a decisão está tomada antes de qualquer um perguntar o que a plateia precisa ouvir.
Número de seguidor mede uma coisa só: alcance de rede social. É um dado útil se o seu objetivo for atrair gente para o evento, porque nome conhecido vende inscrição. Mas é um dado inútil para prever se a pessoa sustenta cinquenta minutos de palco diante de uma plateia que trabalha no assunto. São duas habilidades diferentes, e elas não vêm necessariamente juntas.
Decida primeiro o que a plateia precisa levar para casa. Só depois escolha quem é capaz de entregar isso. Quando a ordem se inverte, o evento compra fama e descobre tarde que comprou fama.
Tem outro erro, mais discreto e mais caro: contratar sem dizer para quem é. A mesma palestra sobre marketing muda inteira se a plateia é dona de bar, gerente de rede, franqueado, estudante ou comitê de diversidade de uma multinacional. Quem não pergunta isso vai entregar o que já tem pronto.
Oito perguntas antes de assinar
Estas oito perguntas resolvem a maior parte das surpresas. Elas cabem numa conversa de vinte minutos, e a forma como a pessoa responde já diz muito.
| Pergunta | O que você está medindo |
|---|---|
| Você já trabalhou dentro desse setor, ou só fala sobre ele? | Repertório de verdade. Quem viveu a operação tem exemplo com nome, hora e erro próprio. Quem só estudou tem exemplo de livro, e a plateia sente a diferença em cinco minutos. |
| O que o meu público vai conseguir fazer na segunda-feira? | Se a palestra tem entrega prática ou só inspiração. As duas têm lugar, mas você precisa saber qual está comprando. |
| Como você adapta ao meu público? | Se existe personalização ou se é palestra de prateleira. Peça exemplo concreto de uma adaptação que ele já fez. |
| Qual o seu último caso, com número? | Se existe resultado medido ou só discurso. Número sem contexto é tão vazio quanto nenhum número. |
| O que você não fala? | Honestidade e limite. Quem diz que fala de tudo normalmente não domina nada a fundo. |
| Posso falar com dois contratantes anteriores? | Reputação verificável. Referência dada sem hesitação é um dos sinais mais confiáveis que existem. |
| O que você precisa de mim para a palestra ficar boa? | Se a pessoa entende que o resultado é compartilhado. Quem não pede nada não vai preparar nada. |
| E se o evento atrasar e sobrarem 30 minutos? | Experiência de palco. Palestrante rodado tem versão curta pronta. Quem nunca viveu isso congela, ou estoura o cronograma do evento inteiro. |
Nenhuma dessas perguntas é sobre preço. Preço é a última conversa, e ela fica muito mais fácil depois que as oito estão respondidas.
O que exigir na proposta
Proposta de palestra com um número redondo e mais nada é onde nascem as brigas de bastidor. Estes seis itens precisam estar escritos, sempre.
| Item | Por que ele evita problema |
|---|---|
| Composição do valor | Cachê, preparo, deslocamento, hospedagem e material, separados. É o que impede a conta de crescer na véspera. |
| Formato e duração exatos | Palestra de 45 minutos com 15 de perguntas é diferente de 60 minutos corridos. Isso muda o roteiro e muda o cronograma do evento. |
| O que entra de personalização | Uma reunião de briefing, dois casos do seu setor, uma pesquisa com a plateia antes. Escrito, com quantidade. |
| Direito de uso de imagem e gravação | Se você vai gravar, transmitir, cortar para as redes ou guardar para o ano seguinte. Combinado antes custa a metade do que combinado depois. |
| O que o palestrante divulga | Se ele anuncia a participação nas redes dele, quando e em que formato. Isso é mídia que vale dinheiro para o seu evento. |
| Cancelamento e substituição | O que acontece se ele não puder ir, e o que acontece se o evento for adiado. Ninguém gosta de ler essa cláusula, e é a que salva o orçamento. |
Peça também o requerimento técnico por escrito: microfone de lapela ou de mão, projeção, formato de arquivo, se precisa de som, se vai usar internet ao vivo. Palestra boa que trava por causa de adaptador de vídeo é problema de produção, não de palestrante, e ele é inteiramente evitável.
O briefing que faz a palestra funcionar
Esta é a parte que o contratante controla, e é a que mais muda o resultado. Um briefing de uma página, mandado com antecedência, transforma palestra genérica em palestra sob medida sem custar um real a mais.
O que precisa estar nele:
- Quem está na sala. Cargo, tempo de casa, faixa de idade e o que essas pessoas fazem no dia a dia. Não o setor: as pessoas.
- Qual é o momento da empresa ou do grupo. Crescimento, aperto, mudança de liderança, fusão, meta nova. Isso define o tom aceitável.
- O que já foi dito no palco antes. Para não repetir, e para poder referenciar.
- Quais são os assuntos sensíveis. Demissão recente, meta não batida, conflito interno. É mais importante saber o que não tocar do que o que tocar.
- O que a liderança quer que mude depois. A resposta sincera a isso é a verdadeira pauta da palestra.
- Onde a palestra entra no evento. Abertura, meio da tarde ou depois do almoço. Plateia depois do almoço precisa de outro ritmo, e quem já subiu em palco sabe disso.
Quando eu recebo um briefing assim, a palestra muda de verdade. Quando eu não recebo, eu pergunto. E quando o contratante não sabe responder, esse passa a ser o primeiro assunto da reunião, porque geralmente significa que o objetivo do evento ainda não está claro nem para quem está organizando.
O que combinar de produção
Nove em cada dez problemas de palco são de produção, e todos aparecem na mesma lista curta. Combine por escrito, com nome de responsável em cada linha.
| Item | O que combinar |
|---|---|
| Horário real de subida | Não o horário do programa: o horário com o atraso previsto. E quem avisa se mudar. |
| Passagem de som e de slide | Janela de pelo menos trinta minutos antes da abertura da sala, com o mesmo equipamento do evento. |
| Apresentação ao palco | Texto curto, mandado pelo palestrante e lido como está. Apresentação improvisada erra nome e erra número. |
| Retorno de tempo | Alguém com placa ou cronômetro visível. Palestrante sem retorno de tempo estoura, ou corta o final. |
| Registro | Quem fotografa, quem grava, de qual ângulo, e para onde o arquivo vai depois. |
| Perguntas da plateia | Microfone volante, formulário ou aplicativo. E quem medeia. |
| O que acontece depois | Se tem sessão de foto, se tem conversa com a liderança, se tem reunião. Isso precisa estar na agenda dos dois lados. |
Essa é a mesma lógica que eu uso em produção de evento, e ela vale para qualquer convidado: produção e comunicação tratadas como duas etapas separadas é o erro que só aparece no resultado.
Palestra, workshop ou treinamento
Boa parte da frustração com palestra vem de comprar o formato errado para o objetivo certo. São três produtos diferentes.
| Formato | Serve para | Não serve para |
|---|---|---|
| Palestra, 45 a 60 minutos | Abrir cabeça, alinhar discurso, dar direção e energia para plateia grande | Mudar rotina de equipe. Ninguém muda processo ouvindo uma vez. |
| Workshop, 2 a 4 horas | Fazer o grupo produzir algo concreto na sala, com entregável no fim | Plateia grande. Acima de umas trinta pessoas, vira palestra com intervalo. |
| Treinamento, em encontros | Mudar o jeito de trabalhar, com acompanhamento e cobrança | Evento de um dia. Sem continuidade, não existe treinamento. |
Eu faço palestra de 45 a 60 minutos, podcast, entrevista e live, presencial ou online, em Belo Horizonte, no Brasil inteiro e fora dele. Quando o pedido que chega é na verdade de treinamento, eu digo isso antes de fechar, porque palestra vendida como treinamento frustra os dois lados.
Como medir se valeu
Aplauso não é número. Combine a régua antes do evento, porque depois a conversa vira impressão contra impressão.
| Quando | O que olhar |
|---|---|
| Durante | Quanta gente ficou até o fim, e quantas perguntas apareceram. Sala que vaza no meio é resposta. |
| No mesmo dia | Menção espontânea nas redes, foto postada pela própria plateia, trecho repetido. Isso mede se algo ficou. |
| Em 48 horas | Nota no formulário do evento, com uma pergunta aberta: o que você vai fazer diferente. |
| Em 30 dias | Quantas das ações sugeridas foram iniciadas de fato. É o único indicador de mudança, e é o que quase ninguém mede. |
| Sempre | O material gerado: gravação, corte, citação, foto. Palestra bem registrada vira conteúdo do ano inteiro. |
A pergunta que vale mais que a nota: trinta dias depois, pergunte a três pessoas da plateia o que elas lembram. Se as três lembrarem da mesma coisa, a palestra funcionou. Se cada uma lembrar de outra coisa, foi entretenimento. Se nenhuma lembrar, você já sabe o que não repetir.
Trabalho com marketing e com produção há 17 anos, e sempre ao mesmo tempo: tive agência enquanto trabalhava dentro do food service como garçonete, bartender, gerente e sócia, e passei sete anos como gestora de marketing de cervejaria. É daí que vem o que eu levo para o palco, e é por isso que eu insisto tanto no briefing. O valor não está no slide, está no encaixe entre o repertório de quem fala e a realidade de quem ouve.
Perguntas frequentes
Quanto custa uma palestra de marketing?
O valor muda com formato, duração, deslocamento e nível de personalização, e nenhum palestrante sério fecha preço antes de saber quem é o público. O que você deve exigir é a composição do valor: cachê, preparo, deslocamento, hospedagem e material. Proposta que mostra só um número redondo esconde onde o custo vai crescer depois.
Com quanta antecedência eu contrato?
De 60 a 90 dias é confortável, porque dá tempo de briefing, de personalização e de usar o nome do palestrante na divulgação do evento. Abaixo de 30 dias você consegue palestra, mas perde duas coisas: a adaptação ao seu público e o uso do convidado como argumento de venda de ingresso ou de inscrição.
Palestrante com muitos seguidores é melhor?
Seguidor mede alcance de rede social, não capacidade de sustentar 50 minutos diante da sua plateia. São duas habilidades diferentes. Se o seu objetivo é atrair público para o evento, audiência ajuda. Se o seu objetivo é a plateia sair com algo aplicável, o que importa é experiência real no assunto e repertório de caso.
Qual a diferença entre palestra, workshop e treinamento?
Palestra informa e movimenta, de 45 a 60 minutos, para plateia grande. Workshop faz a plateia produzir algo na sala, e exige grupo menor e mais tempo. Treinamento muda rotina de equipe, e precisa de continuidade e de acompanhamento. Contratar palestra esperando resultado de treinamento é a frustração mais comum do setor.
Devo pedir o conteúdo da palestra antes?
Peça a estrutura, não os slides. Estrutura é o objetivo, os blocos, o que a plateia leva para casa e qual é o encerramento. Slide pronto com semanas de antecedência costuma ser sinal de palestra de prateleira, que vai ser a mesma independente de quem estiver na sala.
Como saber se o palestrante vai falar da minha realidade?
Pela pergunta que ele faz na primeira conversa. Quem vai adaptar pergunta quem é a plateia, qual o cargo médio, o que foi falado no evento do ano passado, qual é o assunto proibido e o que a liderança quer que mude depois. Quem não pergunta nada disso vai entregar a mesma palestra que entregou na semana anterior.
Vale a pena gravar a palestra?
Vale, e precisa estar no contrato, com direito de uso escrito e prazo definido. A gravação vira conteúdo para o ano inteiro, prova para o patrocinador e material de venda da próxima edição. Combinar isso depois do evento quase sempre custa mais caro, ou simplesmente não acontece.
Como medir se a palestra valeu?
Combine a régua antes. Nota do público no formulário do evento, quantidade de gente que ficou até o fim, perguntas feitas na sala, menções espontâneas nas redes no mesmo dia e, trinta dias depois, quantas das ações sugeridas foram de fato iniciadas. O último é o único que mede mudança, e é o que quase ninguém mede.